Gestión de documentos – La mejor manera de gestionarlos

Qué es la gestión de documentos: Cuando pensamos en la “Gestión Documental” normalmente vemos una imagen de una oficina sin papel. No es una tarea fácil hacer una oficina sin papel debido a varios problemas existentes basados en las necesidades industriales. Incluso es muy difícil hacer un trabajo sin papeles utilizando la gestión de documentos. La gestión de documentos está a punto de gestionar el documento de tal manera que pueda estar a nuestro alcance siempre que lo necesitemos en la forma deseada sin perder tiempo y espacio extra. Ya que el ordenador es un dispositivo maravilloso y muy útil en la gestión de documentos.

Cómo funciona la gestión de documentos: Hay varios programas que pueden ayudar en la gestión de documentos. En los distintos procesos de un gestor documental hay algunos términos que es útil conocer para la gestión de documentos.

Captura Electrónica de Documentos (EDC) para la gestión de documentos.

La digitalización, el reconocimiento de texto y la conversión de imágenes se incluyen en esta categoría de la gestión de documentos. En este caso, simplemente convertimos el papel en una copia electrónica. Esta es una actividad muy útil para la gestión de documentos. De esta manera, nuestro alcance hacia cualquier documento se vuelve más fácil y rentable. Tome un ejemplo si desea buscar un documento en particular entre un grupo de miles de documentos. El uso de la copia electrónica es muy fácil y rentable. Si usted quiere dar una copia a cualquier otra persona, entonces también es muy rápido y económico.

Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para la gestión de documentos.

Justo lo que sucederá si su documento es un documento normal escrito con una simple fuente de máquina de escribir. El reconocimiento óptico de caracteres juega un papel importante para entender qué es exactamente. Simplemente diciendo que reconoce los caracteres impresos en un medio físico se puede decir que es un papel normal.

Sistema electrónico de gestión de documentos (EDMS) para la gestión de documentos.

Si usted tiene una gran colección de documentos creados electrónicamente, entonces el sistema de gestión de documentos electrónicos es la necesidad básica para localizar y mostrar correctamente el documento requerido. Puede haber varios requisitos para gestionar los documentos creados electrónicamente con respecto a la búsqueda y otras operaciones similares. Puede ser necesario mantener un resumen de todos los documentos y de las diferentes versiones de los documentos originales.

Sistema de gestión de registros electrónicos (ERMS) para la gestión de documentos.

Hay varias aplicaciones donde hay necesidad de mantener los registros en forma altamente ordenada como las nóminas y los registros de los pacientes. Este sistema gestiona los documentos de tal manera que sean fácilmente accesibles de forma efectiva.

Gestión de contenidos web (WCM) para la gestión de documentos.

Este sistema se utiliza para gestionar sitios web de forma muy sistemática. Hay tantos documentos web que es necesario almacenar y publicar en cualquier sitio web que defina varios permisos. Este sistema de gestión de documentos se encarga de todas estas necesidades.

Gestión del flujo de trabajo (WFM) para la gestión de documentos.

Si se crea un documento después de pasar varios pasos muy ordenados, este sistema de gestión del flujo de trabajo se utiliza para la gestión de documentos. Utilizamos un software muy eficiente para esta gestión documental. Cada documento debe estar al alcance de la persona correcta en el momento oportuno y eso se hace mediante este tipo de gestión de documentos.

Knowledge Management (KM) para la gestión de documentos.

Las FAQ son el buen ejemplo de este tipo de gestión de documentos. Cualquier información debe ser comunicada fácilmente a la persona pertinente. Esto es muy útil en industrias donde este tipo de sistema de gestión de documentos llena el puente de la brecha de comunicación.

Se trata de términos generales que se utilizan para la gestión de documentos. Ahora puede ser muy fácil decidir qué tipo de gestión documental es la más adecuada para cada necesidad. A continuación, puede buscar e implementar la gestión de documentos concreta.

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